Disposer des
bons outils et services…
ORSUD Business Travel fait évoluer ses outils en continu tout au long de l’année, pour répondre au mieux à vos besoins et aux évolutions du secteur. De façon standard, vous trouverez les outils suivants à votre disposition.
…pour piloter et monitorer vos déplacements :
La Travel Box
Reporting
Consultez et pilotez votre budget voyages 24/7 avec 55 états statistiques prédéfinis par thème dans votre accès personnalisé. Accédez à l’intégralité de votre data voyages via notre requêteur, et construisez vos propres fichiers statistiques ! Les directions financières apprécient particulièrement cet outil.
Gestion des factures
Consultez, triez et validez vos factures 24h/24 et 7j/7 depuis votre accès personnalisé. Vous pouvez aussi filtrer vos factures selon une vingtaine de critères (exemple : par voyageurs, champ analytique, destination etc.), vous aurez aussi la possibilité de visualiser l’état de vos factures soldées et non soldées.
Dématérialisation comptable
La dématérialisation comptable permet la création d’un fichier à intégrer dans votre système comptable.
Cette solution consiste à vous envoyer par e-mail ou protocole FTP, un fichier structuré qu’il vous sera possible d’intégrer directement dans votre back office ou même dans votre comptabilité. Ce service vous permet de supprimer les coûts de la saisie comptable.
Gestion des notes de frais
Augmentez la productivité de vos collaborateurs en supprimant la saisie de vos notes de frais, que ce soit pour le voyageur comme pour la comptabilité. Automatisez le processus des notes de frais avec une politique de frais, plusieurs niveaux d’approbation, et le suivi d’une intégration comptable par envoi de fichier. Finis les fichiers Excel, concentrez-vous à 100% sur votre business !
…pour voyager en toute tranquillité :
Des conseillers voyage à votre écoute
Nous mettons systématiquement en place une équipe dédiée pour chacun de nos clients afin d’assurer une continuité de service optimale. Chaque société cliente est reconnue et identifiée avec ses besoins spécifiques et sa politique voyages.
Selon la volumétrie annuelle, nous mettons en place une équipe de 2 à 6 conseillers voyages.
Un outil de réservation en ligne
Cet outil vous permet tout en respectant la politique voyages de votre entité de :
- Consulter les disponibilités
- Réserver et gérer vos déplacements
- Effectuer une réservation en ligne depuis votre mobile, ordinateur portable etc.
- Réserver vos billets (avions, train, etc.), hôtel, voiture de location, taxi
Grâce à ce portail, vous bénéficiez de réduction sur les frais d’agence et gagnez un temps précieux dans la réservation de vos déplacements.
Un service en continu 24h/24 et 7j/7
Parce que votre temps est précieux, nous mettons à votre disposition un service sur-mesure à votre écoute en dehors de nos horaires d’ouverture, 365 jours de l’année. Ce service vous permet de gérer vos urgences en toute sérénité lors de vos déplacements.
Géolocalisation
Localisez vos collaborateurs en un seul clic sur une « map » directement depuis votre espace client ORSUD.
… et aller plus loin avec les démarches RSE & Sécurité :
Responsabilité Sociétale et Environnementale (RSE)
Dans le secteur du voyage d’affaires, la démarche de Responsabilité Sociétale et Environnementale peut sembler difficile à concilier avec les impératifs qui lui sont imputés.
Mais adopter une politique voyage RSE est devenu indispensable afin de de trouver l’équilibre économique, écologique et humain (confort et sécurité du voyageur notamment).
Pour cela, la Politique Voyage de l’Entreprise (PVE) doit permettre aux collaborateurs d’être informés sur les impacts, fournir les bons outils de planification, responsabiliser dans la gestion des différents déplacements ou encore améliorer la qualité des décisions.
Le succès de la politique de voyages d’affaires d’une entreprise dépendra de l’adhésion et l’engagement des collaborateurs que l’entreprise insufflera mais aussi des outils et des technologies dédiés qu’elle mettra à leur disposition pour faciliter le respect des directives en matière de PVE.
Outils de réservations en ligne, logiciels de rapports statistiques, dépenses ou mesures d’empreinte carbone, … nombreuses sont aujourd’hui les solutions que nous proposons pour entreprendre et réussir cette démarche.
Sécurité des voyageurs
La bonne gestion d’un voyage professionnel est déterminée par différentes étapes importantes avec une priorité : s’assurer de la sécurité des collaborateurs à l’étranger.
Le « Duty of Care » ( « Devoir de Vigilance ») engage les employeurs à veiller au bien-être des salariés lorsqu’ils sont en déplacement professionnel.
Cela concerne la santé, l’alimentation, le harcèlement, la discrimination, la violence et la pression… et bien sûr la sécurité.
Exemples de mesures à mettre en place pour assurer la sécurité des voyageurs professionnels :
- Identifier les risques en voyages d’affaires : grèves, pandémies ou épidémies, problèmes climatiques, catastrophes naturelles, attaques terroristes, troubles politiques, accidents de la route, annulations des services de transport représentent les risques les plus courants.
- Définir les priorités : entre flexibilité de la politique voyage, communication ultra rapide, outils technologiques performants et, bien sûr, intervention d’une agence de voyages professionnels. Il s’agit alors de définir et mettre en place des priorités assurant, en cas d’imprévus, la mobilisation de ressources à la fois humaines, logistiques et technologiques.